Облачная или локальная АТС — кому, почему и что выбрать?

Телефония — инструмент продаж, удержания клиентов и роста компании. Выбор модели АТС может и затруднить, и упростить достижение этих целей — масштабируется ли телефония быстро, за какое время можно подключить новый офис или сотрудника, какие функции есть — аналитика звонков, интеграция с CRM, запись. И во сколько она обходится на самом деле.

Стандартный выбор обычно между облачной или локальной АТС — поэтому рассказываем о их плюсах и минусах.

Локальная АТС — это собственная телефонная станция внутри компании. Её выбирают те, кому важен полный контроль, безопасность данных и долгосрочная окупаемость при стабильной нагрузке.

По сути, это аппаратно-программный комплекс, установленный на территории компании — станция подключается к телефонной сети оператора и распределяет звонки между внутренними линиями.

Архитектура локальной АТС обычно состоит из:

• сервера или нескольких
• телефонных аппаратов — IP или аналоговых, софтфонов
• системного ПО — например, Asterisk

Иногда компании выбирают локальную АТС ориентируясь на имидж и привычку — собственный сервер воспринимается как гарантия стабильности, а некоторые крупные и консервативные организации предпочитают хранить инфраструктуру внутри.

Если собрать основные причины выбора локальной АТС:
Полный контроль и собственность. Оборудование и ПО принадлежат компании; нет зависимости от внешнего провайдера. Можно гибко настроить маршрутизацию, безопасность, интеграции под свои процессы.

Безопасность и конфиденциальность. Данные и записи разговоров хранятся в корпоративной инфраструктуре. Проще выполнять требования 152-ФЗ и отраслевых стандартов.

Предсказуемые затраты на долгом горизонте. Крупные единовременные инвестиции (CAPEX) вместо ежемесячной подписки (OPEX). При стабильной нагрузке и большом числе сотрудников такое вложение окупается.

Расширенные возможности кастомизации. Сложные сценарии звонков, собственные модули, интеграции с legacy-системами. Полный контроль обновлений и сроков модернизации.

Локальная АТС даёт контроль и безопасность, но требует крупных вложений, постоянной поддержки и плохо масштабируется.

Вот ее основные минусы:
Высокие первоначальные затраты. Покупка оборудования (сервер, телефоны, коммутаторы). Лицензии на программное обеспечение, модули и функции. Монтаж, настройка, обучение персонала.

Постоянные расходы на поддержку. Нужен свой IT-специалист или контракт с интегратором. Обновления, патчи безопасности, расширение дисков и каналов связи. Замена вышедшего из строя оборудования.

Сложность масштабирования. Добавление новых линий или филиалов может потребовать закупки и настройки «железа», а также дополнительных лицензий.

Зависимость от собственной инфраструктуры. Авария на сервере означает прекращение связи до его восстановления. Мониторинг сети и резервирование за счёт самой компании — это дорого.

Ограничения по скорости внедрения. Как правило, обновления занимают много времени, труднее интегрироваться с новыми облачными сервисами — CRM, омниканальными.

Устаревание оборудования. Железо и лицензии устаревают морально и технически. Замена или миграция выливаются в отдельный проект с ощутимыми затратами. При этом качественное решение может стабильно проработать 15−20 лет без замены.

Скрытые расходы — электроэнергия, место в серверной, охлаждение, долгосрочное обслуживание инфраструктуры.

Облачная АТС — это виртуальная телефонная станция, размещённая у провайдера. Она полностью работает через интернет. Компании выбирают этот вариант за низкий порог входа, гибкость, масштабируемость и отсутствие забот о «железе».

Архитектура облачной АТС:

• серверы, системы маршрутизации и хранения данных — в дата-центре провайдера.
• веб-панель для управления, через которую работает пользователь: добавление номеров, настройка сценариев звонков, статистика.

Самые распространенные причины, почему компании выбирают облачную АТС:
Низкий порог входа. Нет капитальных вложений в оборудование — только ежемесячная подписка. Подходит малому и среднему бизнесу, стартапам, компаниям с сезонной нагрузкой.

Быстрое внедрение и масштабирование. Новые сотрудники и филиалы подключаются за часы или дни. Нет необходимости закупать серверы, коммутаторы, лицензии.

Отсутствие забот о поддержке. Обновления, патчи, резервирование и безопасность — зона ответственности провайдера. Нет нужды держать своего администратора.

Прозрачные расходы. Платёж «за пользователя» или «за линию»; легко прогнозировать бюджет. Можно быстро уменьшить или увеличить тариф при изменении потребностей.

Современные функции и интеграции. Подключение к CRM, чат-ботам, аналитике без сложного ПО. Быстрое внедрение новых технологий (речь в текст, омниканал, коллтрекинг).

Надёжность и резервирование. Провайдер обеспечивает SLA, георазнесённые дата-центры, резервные каналы. Снижается риск полной остановки телефонии при локальной аварии.

Соответствие требованиям рынка и закона. Провайдеры учитывают 152-ФЗ и GDPR (для зарубежных рынков), размещают данные в РФ. Гибко настраивается уровень доступа и хранение записей.

Облачная АТС снимает заботы о «железе», но создаёт зависимость от провайдера, интернета и подписки. Важно проверить гарантии по безопасности и SLA.

Минусы облачной АТС, кроме психологического фактора «нет своего» — когда руководителям сложнее доверить критическую связь внешнему подрядчику, могут заключаться в следующем:
Зависимость от качества интернет-канала. Без стабильного и широкополосного интернета телефония может «сыпаться». Особенно критично для удалённых филиалов.

Ежемесячные платежи без завершения. Нет точки «окупаемости»: подписка длится, пока пользуетесь. При большом штате может выйти дороже, чем собственная АТС.

Меньший контроль над инфраструктурой. Серверы и данные находятся у провайдера. Ограниченные возможности кастомизации по сравнению с собственной станцией.

Риски при смене провайдера. Сложности с переносом номеров, истории звонков, интеграций. Возможны «переезды» или миграции, требующие времени и ресурсов.

Ограничения SLA и обслуживания. Провайдер обещает определённый уровень доступности, но 100% гарантий нет. В случае сбоя вы зависите от внешней службы поддержки.

Вопросы безопасности и конфиденциальности. Необходимо проверять, где физически хранятся записи разговоров. При обработке персональных данных нужно убедиться в соответствии 152-ФЗ.

Функциональные ограничения тарифов. Некоторые функции доступны только на дорогих планах. Возможны доплаты за интеграции, API, расширенные отчёты.

Обобщили всю информацию в таблице: