Виды АТС: как выбрать под ваши задачи
Для крупных организаций с большим количеством пользователей и сложной структурой подразделений локальная АТС может быть более выгодной в долгосрочной перспективе.
Для небольших компаний, стартапов или проектов с удаленным рабочим форматом виртуальная АТС позволяет быстро настроить и подключить телефонию, не тратя время на установку и подключение оборудования.
Правильная настройка системы на старте позволяет избежать проблем с маршрутизацией и качеством связи в будущем.
Локальная АТС (on-premise)
Виртуальная АТС
Покупка сервера, плат, лицензий. Минимальные вложения от 100 000+ ₽.
Не требуется. Нужны только телефоны или гарнитуры.
Штатный системный администратор или подрядчик: обновления ПО, резервное копирование, замена вышедших из строя модулей, настройка SIP-транков.
Ответственность за отказоустойчивость — на компании.
Обновления, резервирование, защита от сбоев — зона ответственности оператора.
Внутри компании — только настройка сценариев и пользователей через веб-интерфейс.
Покупка лицензий, иногда модулей расширения или дополнительного сервера. Есть физический предел по портам и мощности.
Пара кликов в личном кабинете. Ограничение фактически только тарифом и пропускной способностью интернета.
Жесткая привязка к месту установки оборудования. При переезде — демонтаж, транспортировка, повторная настройка.
Удаленная работа требует VPN и дополнительной конфигурации.
Не привязана к конкретному адресу. Сотрудники могут работать из дома, коворкинга или другой страны — нужен только интернет. Номер компании остаётся тем же.
Базовые функции (IVR, переадресация, запись разговоров) доступны, но расширенные модули (CRM-интеграции, аналитика, коллтрекинг) часто требуют доработки и отдельных лицензий.
Обычно включает IVR, запись, очереди, интеграции с CRM, API, аналитику в реальном времени. Функции обновляются автоматически, без установки патчей.
от регистрации номеров
до настройки сценариев
- Подключение номеровВарианты подключения: новый номер или перенос существующего. Чтобы ваш новый или перенесенный номер «подружился» с вашей CRM и софтфонами, используется протокол SIP. По сути, это цифровой мост между вами и провайдером.
Для подключения вам потребуются всего три параметра, которые предоставляет оператор:- Адрес сервера — куда «стучаться» звонкам.
- SIP-логин — идентификатор вашей линии.
- SIP-пароль — ключ доступа.
1 - Регистрация пользователейПровайдеры предлагают несколько способов добавления сотрудников в систему. Выбирайте тот, который удобнее под ваши бизнес-процессы.
Например:
Вручную через личный кабинет. Администратор заходит в веб-интерфейс, нажимает «Добавить сотрудника», заполняет ФИО, должность, выбирает внутренний номер. Подходит для небольших компаний, до 10–15 человек, когда нужно добавить одного-двух сотрудников.
Массовый импорт (Excel/CSV). Администратор загружает файл со списком сотрудников (ФИО, должность, мобильный телефон для переадресации и т.д.). Система сама создает аккаунты. Удобно при открытии нового офиса, массовом найме, миграции с другой АТС. Экономит часы ручного ввода.
Интеграция с Active Directory / HR-системой. Автоматическая синхронизация с корпоративным справочником. Как только отдел кадров заводит нового сотрудника в учётной системе, ему автоматически создаётся аккаунт в АТС. Используют крупныхе компании с высокой текучестью кадров и строгими ИТ-политиками.2 - Настройка входящих звонковПосле подключения номера в личном кабинете можно:
Задать сценарий его использования:- Персональный номер сотрудника. Номер закрепляется за конкретным менеджером. Все звонки на этот номер фиксируются как его.
- Общий номер компании. Это многоканальный номер для отдела продаж или поддержки. Для него настраиваются:
- Расписание. В рабочее время звонки идут менеджерам, в нерабочее — например, просят оставить голосовое сообщение.
- Приветствие. Загружается записанное голосовое сообщение.
- Маршрутизация. Звонки могут распределяться по кругу, на первого освободившегося сотрудника или сразу на голосовое меню (IVR).
Интегрировать с CRM: привязка номера через SIP-коннектор. Это нужно чтобы при звонке с этого номера на экране менеджера автоматически появлялась карточка клиента.3 - Настройка оборудованияВиртуальная АТС не привязана к конкретным аппаратам. Вы можете использовать те устройства, которые уже есть в компании, или докупить специализированное оборудование под задачи бизнеса.
Софтфон (программный телефон). Приложение на компьютере или смартфоне. Для сотрудников, которые работают удаленно, в разъездах или используют личные устройства. Быстрый старт без закупки оборудования.
IP-телефон. Специализированный аппарат для телефонии, который подключается напрямую к интернету. Для офисных сотрудников, менеджеров по продажам, секретарей — там, где нужно удобство физической трубки и дополнительные функциональные клавиши.
Аналоговый телефон + VoIP-шлюз. Обычный проводной телефон, подключенный через специальный адаптер (шлюз), который конвертирует сигнал в цифру. Если в компании уже есть парк аналоговых телефонов и не хочется их менять..
DECT-телефоны (радиотрубки). Для складов, производственных цехов, больших офисов — там, где сотрудникам нужно перемещаться и оставаться на связи.4
- Неправильная настройка SIP-параметровОшибки в адресе сервера, логине или пароле приводят к тому, что телефонных соединений попросту не возникает. Система регистрируется, но звонки не проходят. Решение — точно вносить данные, предоставленные провайдером, и проверять их в разделе диагностики личного кабинета.
- Отсутствие расписания работы АТСЕсли не настроить режим работы, входящие номера будут звонить круглосуточно — в том числе в нерабочее время. Это раздражает клиентов и создаёт нагрузку на сотрудников. Настройте расписание: в рабочие часы — очередь менеджеров, в остальное время — голосовое приветствие с информацией о режиме работы.
- Пропуск этапа создания группБез создания групп вызовов входящий поток не распределяется между сотрудниками — все звонки идут на один номер или одного человека. Настройте группы по отделам: продажи, поддержка, бухгалтерия. Это повысит скорость обработки обращений и снизит нагрузку на каждого сотрудника.
- Игнорирование записи разговоровЗапись — это не только инструмент контроля, но и источник ценной информации для обучения новых сотрудников и разбора спорных ситуаций с клиентами. Включите запись на этапе первичной настройки, чтобы не потерять историю телефонных переговоров с первого дня работы.
- Отсутствие тестирования перед запускомНастройка АТС считается завершённой только после полного тестирования: проверьте входящие и исходящие звонки, переадресацию, IVR-меню, работу в нерабочее время. Убедитесь, что каждый номер ведёт себя так, как задумано в сценарии.
- Если вы не уверены в каком-либо шаге — обратитесь к специалистам. Профессиональная настройка IP АТС с первого раза обходится дешевле, чем исправление ошибок после запуска.
Чек-лист по выбору
провайдера телефонии
Выбор решения для виртуальной АТС напрямую влияет на успех компании. Например, на эффективность отдела продаж и на лояльность клиентов — легко ли дозвониться до вас. Что следует оценить при выборе:
Прежде чем смотреть на цены, убедитесь, что провайдер обеспечит бесперебойную связь:
✓ SLA, соглашение об уровне качества услуг — провайдер должен предоставлять гарантии доступности сервиса, обычно 99.5% — 99.99%.
✓ Качество каналов связи, влияет на чистоту звука и успешность дозвона, особенно на мобильные номера и в другие регионы. Чтобы проверить, запросите тестовый доступ.
Нужны ли вам, например:
✓ запись разговоров и хранение данных,
✓ интеграция с CRM,
✓ инструменты для повышения продаж — такие как обратный звонок, автоинформатор, виртуальный ассистент — голосовой робот, способный отвечать на простые вопросы или записывать клиента на прием.
✓ Абонентская плата или поминутная тарификация за линию/сотрудника.
✓ Стоимость оборудования и номеров. Сколько стоит подключение красивого номера, есть ли бесплатное приложение для смартфонов сотрудников, нужно ли покупать лицензии
✓ Дополнительные рабочие места. Расширение за пределы пакета может быть дороже, чем переход на следующий тариф.
Техническая поддержка.
Например:
✓ Работает ли поддержка 24/7?
✓ По каким каналам принимает запросы — чат, телефон, email.
✓ Как быстро отвечает?
Личный кабинет и простота управления.
Например:
✓ Понятно ли устроен интерфейс?
✓ Сможет ли ваш РОП или администратор без программиста поменять настройки маршрутизации или прослушать запись?
Интеграция АТС с CRM
Автоматическое открытие карточки клиента
Как только звонок поступает менеджеру, на его экране мгновенно появляется карточка звонящего из CRM (история покупок, предыдущие обращения, текущие сделки). Сотруднику не нужно тратить время на поиск клиента в базе.
Звонок по клику (Click-to-Call)
Совершайте исходящие звонки прямо из интерфейса CRM. Достаточно нажать на номер телефона в карточке контакта или сделки — система сама соединит менеджера с клиентом.
Фиксация истории разговоров
Все входящие и исходящие звонки автоматически прикрепляются к карточке клиента или сделки. Записи разговоров можно прослушать прямо в CRM, не заходя в личный кабинет АТС.
Автоматическое создание сделок
При входящем звонке от нового номера система может самостоятельно создать нового клиента и сделку на первой стадии воронки. Ни один потенциальный заказ не потеряется.
- Запись разговоровАвтоматическая фиксация всех входящих и исходящих звонков сотрудников с сохранением аудиофайлов в личном кабинете или интеграцией с CRM.
- Переадресация и уведомленияЭто набор правил, определяющих, как и куда направлять звонок, если сотрудник не отвечает, занят или находится вне офиса, а также оповещения о пропущенных вызовах.
- Голосовое меню (IVR)Автоматический голосовой помощник, который приветствует звонящего и предлагает выбрать нужное действие с помощью тонального набора (нажать 1, 2 и т. д.) или голосом.
- Исходящие кампанииВозможность создавать автоматизированные сценарии обзвона клиентов по заданным правилам.
- Автоматический контроль пропущенныхСпециальные сценарии позволяют отрабатывать 100% пропущенных звонков, исключая человеческий фактор (забыли перезвонить).
- Запоминание оператора и клиентаИнструмент сокращения клиентского пути и повышения лояльности. АТС фиксирует оператора, обработавшего вызов, и при повторном обращении автоматически распределяет звонки на сотрудника, который уже общался с клиентом.
Результат для бизнеса
Рост скорости обработки заявок. Сотрудники не тратят время на поиск информации.
Повышение лояльности. Клиент чувствует, что его помнят, когда менеджер сразу обращается по имени и знает историю.
Прозрачность для руководителя. Все звонки привязаны к сделкам, можно анализировать, на каком этапе теряются клиенты.
Удобство для удаленных сотрудников. Менеджеру нужен только ноутбук и доступ в интернет — все инструменты для продаж доступны в CRM
Преимущества профессиональной настройки IP-АТС с «Авантелеком»
Мы настроим все телефонные номера, группы звонков, переадресацию и записи разговоров, чтобы клиенты получали идеальную обработку запросов.
Настройка АТС от 1 рабочего дня, в зависимости от количества абонентов и дополнительных модулей.
Гарантия качества
Тестирование всех номеров, звонков и переадресации перед запуском.
Масштабируемость
Легко добавить телефоны, услуги и группы по мере роста клиентов.
24/7 поддержка
Удаленное подключение и мониторинг для бесперебойной работы.
Настройка включает установку программы для удаленного администрирования, определение параметров и включение дополнительных функций — от автоматической обработки до истории звонков.
Стоимость настройки АТС
Базовое подключение и настройка виртуальной АТС с подключением до 10 сотрудников стоит от 2000 рублей. Подробнее о стоимости подключения виртуальной АТС на странице «Тарифы».
Оплате подлежит только необходимое: установка программы, настройка телефонов, SIP-соединений и общих параметров. Стоимость зависит от объёма работ: настройка входящих сценариев, настройка очередей и групп звонков, настройка интеграций с CRM — каждый этап тарифицируется отдельно.
Для каждого клиента рассчитываем индивидуально. Чтобы получить стоимость, напишите нам на sales@avantele.com.
Дополнительные услуги ( запись звонков, удаленное администрирование и ежемесячная техническая поддержка) добавляются по фиксированной цене.
Ваш ИТ-партнер,
а не просто вендор ПО
и отказоустойчивость
Рассчитать стоимость установки IP АТС